Le travail le plus critique d’un manager, en fin de compte, est la communication. Pour réussir, un gestionnaire doit être efficace dans la communication individuelle, par écrit et en groupe. Alors que la faiblesse dans l’une de ces trois disciplines compromettra la capacité de diriger, la faiblesse la plus souvent observée chez les gestionnaires est dans la communication de groupe. Et c’est le plus visible.
La communication de groupe peut être l’un des meilleurs atouts d’un manager. Lorsqu’il se présente à un groupe, il ou elle a toute son attention, du moins au début. L’astuce est de le garder.
Au lieu d’avoir peur ou d’être réticents à ce sujet, les managers devraient chercher des opportunités de présenter à n’importe qui dans l’entreprise. La meilleure façon de développer une compétence est la répétition. Cette compétence spéciale contribue également à accroître l’exposition personnelle et professionnelle.
Malheureusement, les présentations d’entreprise et les argumentaires de vente sont généralement :
1. Facilement compétent, ou
2. Tueurs de carrière
L’émergence de nouveaux médias et technologies qui facilitent la communication et améliorent notre capacité à véhiculer nos idées peut aussi avoir l’effet inverse. Si un manager a tendance à se creuser un trou dans une présentation, PowerPoint peut être un outil de terrassement sur stéroïdes qui enterrera complètement le présentateur.
D’autre part, les managers qui sont habiles dans la présentation et la prise de parole en public peuvent communiquer encore plus efficacement et de manière convaincante avec ces outils.
Une expérience de mort imminente via PowerPoint :
Nous les avons tous endurés… Des présentations PowerPoint qui passent à l’infini. J’appelle cela « La mort par PowerPoint ».
L’une de mes expériences de mort imminente sur PowerPoint s’est déroulée dans le coin nord-ouest de Terre-Neuve, au Canada. Une entreprise pour laquelle je travaillais avait une petite usine là-bas. J’ai pris l’avion avec le président de la société, quelques collègues dirigeants et Bill Drellow, l’écrivain indépendant auquel j’ai fait appel pour éditer mon dernier livre, The Lost Art of General Management.
Après avoir visité l’usine avec le personnel et fait la beauté générale avec les gens de la production, nous nous sommes installés dans la salle de conférence pour la dernière ligne droite… la présentation PowerPoint.
Le projecteur s’est réchauffé, le présentateur a cliqué sur son ordinateur et j’ai vu quelque chose qui m’a presque tué – la boîte dans le coin inférieur gauche du cadre qui disait « Diapositive 1 sur 101 ». C’est vrai, 101 diapositives !
Je n’ai pas eu le cœur de débrancher leur présentation et de leur demander d’aller droit au but en 20 diapositives ou moins. L’équipe avait travaillé très dur pour améliorer cette usine et ils méritaient la chance de raconter la fierté de leurs réalisations à leurs propres conditions. Alors je me suis assis là, contemplant des formes de suicide (vous vous souvenez d’Avion, le film ?) pour mettre fin à la douleur de l’écoute incessante.
La morale de l’histoire est que tout ce que j’ai retenu de cette présentation, c’est l’impression qu’ils ont travaillé dur et présenté 101 diapositives ! Au-delà de cela, je n’aurais pas pu me souvenir de trois choses qu’ils ont essayé de nous communiquer 15 minutes plus tard.
Les dix éléments d’une bonne présentation
1. Avant de faire quoi que ce soit d’autre, identifiez jusqu’à trois points clés dont vous voulez que votre public se souvienne.
2. Déterminez pourquoi votre public devrait se souvenir de ces points afin que vous puissiez également les communiquer.
3. Ouvrez la présentation avec le « pourquoi » de telle manière qu’il ne faut pas plus d’une minute pour l’expliquer. Si vous ne pouvez pas expliquer à votre public pourquoi votre présentation est importante pour lui en une minute, vous l’avez perdu.
4. N’oubliez jamais que le public se soucie moins de ce que vous avez à dire que vous.
5. Rappelez-vous ce que vous avez appris en CM1 : Parlez à un rythme approprié. Ni trop lent ni trop rapide. Et projetez votre voix.
6. Communiquer abondamment par le langage corporel ainsi que par le langage parlé.
7. N’utilisez pas le podium à moins que vous ne soyez coincé à lire un discours et que ce soit la seule source de lumière. Il est facile de créer une impression à laquelle vous vous accrochez pour la vie. Les orateurs qui marchent autour du podium au lieu de s’asseoir rigidement derrière lui montrent plus de confiance, se démarquent des autres présentateurs et sont plus intéressants à regarder. Marcher, parler et faire des gestes en même temps est également un excellent moyen de cacher les cris car toute l’adrénaline n’atteint pas la gorge.
8. Soyez si bien répété que cela ne semble pas avoir été répété. Rien ne remplace la préparation.
9. Passez en revue votre présentation avec un ou deux collègues de confiance pour vous assurer qu’elle dit ce que vous pensez qu’elle dit et qu’elle est facile à comprendre.
10. Lors de l’utilisation de diapositives –
§ Organisez votre présentation de manière à ce que seuls les titres des diapositives racontent l’histoire. Tout autre texte doit simplement soutenir le titre.
§ N’abusez pas des trucs distrayants comme l’animation.
§ Ne lisez jamais les diapositives mot à mot. Leur seul but est de renforcer ce que le public apprend.
§ Ne passez jamais plus de deux minutes sur une diapositive.
§ Enfin, et surtout, préparez votre présentation de manière à ne pas avoir besoin de diapositives. Si vous pouvez être efficace sans diapositives, vous êtes un excellent présentateur. Si vous pouvez le faire, vous pouvez utiliser des diapositives pour améliorer votre présentation au lieu de vous fier à elles comme une béquille.
Mon éditeur va encore plus loin que moi lorsqu’il s’agit de s’appuyer sur des diapositives. Rédacteur de discours expérimenté, il estime que les diapositives ne doivent être utilisées que lorsqu’elles contiennent les visages de criminels présumés et que le public est l’appel du matin dans la salle d’équipe !
Les trois types de présentations
Il existe trois types de base de présentations internes que les managers doivent être aptes à réaliser. Il existe de nombreux hybrides, mais les trois présentations internes de base sont :
1. Présentation de la vision, de la mission et du but
2. Présentation des résultats
3. Présentation de Change-Initiative
Le thème général qui peut toujours être utilisé et adapté pour s’adapter à l’un de ces types de présentations suit ce modèle : « Qui sommes-nous, où allons-nous et comment allons-nous y arriver ? ».
Il existe également trois types généraux de présentations externes :
1. Présentations aux clients
2. Présentations des fournisseurs
3. Présentations aux investisseurs/banquiers
Le but des présentations externes est généralement d’influencer le résultat d’une négociation. Les thèmes incluent « Qu’est-ce que vous y gagnez » et « Comment pouvons-nous le faire ensemble ».
Encore une fois, les présentations doivent toujours commencer par « Pourquoi est-ce important pour vous (le public) ? »
Je ne saurais trop insister sur le fait que si vous voulez réussir en tant que leader, vous devez maîtriser l’art de la présentation de groupe. Si vous n’êtes tout simplement pas à l’aise avec cela, il n’y a qu’une seule façon de remédier à votre inconfort… faites autant de présentations que vous le pouvez ! Le confort et un air de confiance en soi contrôlée ne viendront que de l’expérience. Plus vous évitez de développer vos compétences de présentation, plus cet ancrage deviendra lourd dans votre carrière.
Suivez un cours, rejoignez Toastmasters ou achetez une vidéo/un CD sur ce sujet. Commencez par de simples présentations en petits groupes et continuez jusqu’à ce que vous vous sentiez à l’aise, quel que soit le nombre de personnes présentes dans la salle.
J’ai exigé que chacun de mes subalternes directs suive un cours de prise de parole en public. Ceux qui ont sauté sur la tâche sans tarder ont fait des progrès incroyables… non seulement dans leurs compétences orales, mais aussi dans leur leadership. Pourquoi? Parce que les compétences que j’ai décrites font partie de leur façon globale de penser, de parler en tête-à-tête et d’écrire. Avant longtemps, ils deviennent tous des communicateurs beaucoup plus forts qui intègrent « pourquoi c’est important pour vous » dans leurs communications.
Trousse de premiers soins PowerPoint gratuite
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